Cahier des charges fonctionnel : plan type, exemple et modèle

Le cahier des charges fonctionnel est le document par lequel le demandeur exprime son besoin en fonctions de service et en contraintes, sans imposer de solution. Pour chaque fonction, il fixe des critères d’appréciation, leurs niveaux et la flexibilité de chaque niveau. C’est la définition de l’AFNOR, et c’est ce qui le sépare d’un cahier des charges technique.

Le modèle ci-dessous suit le plan historique de la norme NF X50-151 : présentation générale du problème, expression fonctionnelle du besoin, cadre de réponse. Il est rempli sur un exemple fictif, le remplacement d’une ligne de conditionnement de flacons, suivi dans tout notre dossier sur la gestion de projet technique, et se télécharge en Word ou en LibreOffice, sans inscription.

Télécharger le modèle

Le fichier fait trois pages, annexes comprises, et suit le plan en trois parties. Le texte de l’exemple est à remplacer, la structure et les tableaux sont à garder.

• Formats : docx (Word) et odt (LibreOffice Writer), même contenu.
• Contenu : 3 parties, 5 tableaux (identification, environnement du produit, fonctions, critères et niveaux, cadre de réponse).
• Exemple : 9 fonctions, 13 critères avec leur niveau et leur flexibilité.
• Licence : libre d’usage, de modification et de diffusion, sans inscription.

3 parties

du plan NF X50-151

9 fonctions

dans l’exemple

13 critères

chiffrés

0 inscription

pour télécharger

Mode d’emploi du modèle

Le modèle se remplit dans l’ordre du plan, mais pas dans l’ordre des pages : commencez par la partie 2, le cœur du document, puis revenez à la partie 1.

1. Remplacez l’identification en tête : demandeur, référence et indice, rédacteur et valideur, liste de diffusion, date de remise des offres. L’indice change à chaque version diffusée.
2. Remplissez la partie 2 à partir de votre analyse fonctionnelle : une ligne par fonction dans le premier tableau, une ligne par critère dans le second. Une fonction peut porter plusieurs critères : l’exemple en donne trois à la fonction principale.
3. Rédigez la partie 1 une fois le besoin stabilisé : projet, contexte, énoncé du besoin, tableau de l’environnement du produit.
4. Ajustez le cadre de réponse : recopiez vos repères de fonctions dans sa première colonne, une ligne par fonction, et ajoutez les rubriques propres à votre achat (garanties, formation, pièces de rechange).
5. Complétez les annexes : planning et jalons, relevés de la situation actuelle, plans de l’emprise, registre des risques.

Les cellules « à compléter par le fournisseur » restent vides dans la version diffusée. Gardez une copie de chaque version envoyée : en cas de litige à la recette, c’est l’indice diffusé qui fait foi.

Fonctionnel ou technique : la différence en cinq lignes

Le cahier des charges fonctionnel dit quoi et combien ; le cahier des charges technique dit comment. Le premier laisse le fournisseur proposer sa solution, le second la lui impose. Le moyen le plus sûr de voir la différence est de réécrire des exigences.

Une solution imposée reste légitime quand elle est une contrainte réelle, et le cahier des charges le dit. Sur l’exemple, la ligne se raccorde au réseau électrique de 400 V triphasé et à l’air comprimé à 6 bar de l’usine : ce ne sont pas des préférences, ce sont les réseaux existants.

Le plan type, partie par partie

1. Présentation générale du problème

La première partie situe le projet pour un fournisseur qui ne connaît pas l’usine. Elle comprend quatre rubriques :

• le projet : ce que l’on veut faire et pourquoi (remplacer une ligne installée il y a plus de vingt ans, dont les arrêts non planifiés pèsent sur le service client) ;
• le contexte : la situation du projet, les études déjà faites, la nature des prestations attendues, les parties concernées, la confidentialité ;
• l’énoncé du besoin : la réponse de la bête à cornes (la ligne rend service à l’atelier de conditionnement, agit sur le produit en vrac et les emballages, pour livrer des cartons de flacons prêts à palettiser) ;
• l’environnement du produit : les éléments du milieu extérieur et ce qu’ils imposent (opérateurs, formats de 500 ml et 1 L, bâtiment, réseaux, maintenance, réglementation).

2. Expression fonctionnelle du besoin

La deuxième partie est le cœur du document. Elle liste les fonctions de service, principales et contraintes, puis les caractérise. Pour chaque fonction :

• le critère d’appréciation : la grandeur qui permet de vérifier la fonction ;
• le niveau : la valeur à atteindre, chiffrée ;
• la flexibilité : de combien le niveau peut bouger, notée F0 (impératif), F1 (peu négociable), F2 (négociable) ou F3 (très négociable).

Un extrait du tableau de l’exemple :

Ces fonctions sortent de l’analyse fonctionnelle du besoin, déroulée sur la même ligne, menée avant la rédaction avec les utilisateurs.

3. Cadre de réponse

La troisième partie est un formulaire que chaque fournisseur remplit. Pour chaque fonction : la solution proposée, le niveau atteint pour chaque critère, la façon de le contrôler à la recette (en usine ou sur site) et la part du prix. Pour l’ensemble du produit : le prix de la version de base, les options et variantes chiffrées à part, les mesures prises pour respecter les contraintes, les outillages et la formation prévus, la fiabilité annoncée et les possibilités d’évolution.

Sur l’exemple, une ligne remplie par un fournisseur se lirait de cette façon : fonction FC1, passer d’un format à l’autre ; solution proposée, pièces de format repérées et réglages mémorisés par format ; niveau atteint, 25 minutes ; contrôle, deux changements chronométrés pendant la recette en usine ; part du prix, 4 %. Le niveau garanti devient une clause du contrat, et l’essai prévu devient une étape de la recette.

Ce cadre rend les offres comparables ligne à ligne. Sans lui, trois fournisseurs répondent avec trois structures, et la comparaison se fait au prix total, faute de mieux.

Rédiger le cahier des charges fonctionnel en six étapes

Le cahier des charges fonctionnel est écrit par le demandeur, la maîtrise d’ouvrage, pas par le fournisseur. Dans un projet industriel, il intervient après le cadrage et avant la consultation : c’est la deuxième des étapes d’un projet, de l’expression du besoin à la clôture.

1. Réunissez le groupe de travail : utilisateur, méthodes, maintenance, qualité, achats, et un animateur.
2. Menez l’analyse fonctionnelle du besoin : bête à cornes, milieu extérieur, diagramme pieuvre, liste des fonctions.
3. Fixez les niveaux sur des mesures : relevé de la ligne actuelle (cadence réelle, durée des changements de format, arrêts), objectifs du projet, textes applicables.
4. Réglez la flexibilité : gardez F0 pour la sécurité, l’emprise et ce qui est réellement impératif, et laissez du jeu ailleurs.
5. Faites relire par un utilisateur et par la maintenance, qui repèrent les phases de vie oubliées.
6. Diffusez avec le règlement de la consultation et une date de remise des offres, et répondez aux questions des fournisseurs par écrit, à tous en même temps.

Sur l’exemple, ces étapes occupent trois semaines, du 18 janvier au 5 février 2027 ; les offres sont attendues pour le 19 février.

Les erreurs qui coûtent à la recette

• Une solution imposée sans le dire. Un modèle d’équipement cité « à titre indicatif » devient la seule offre recevable. Écrivez la fonction, et si une solution est imposée, justifiez-la.
• Un critère sans niveau, ou un niveau sans contrôle. « Ligne fiable » ne se réceptionne pas. « Taux de rendement synthétique de 80 % au moins sur quatre semaines » se mesure.
• Tout en F0. Les offres sortent hors budget, ou aucune variante n’arrive, faute de marge pour en proposer.
• Une phase de vie oubliée. Changement de format, nettoyage, maintenance : ce qui n’est pas écrit n’est pas dû.
• Un cahier des charges modifié après la commande. Une exigence ajoutée sans avenant devient un litige à la recette. Toute modification passe par une demande écrite, chiffrée et acceptée.

Qui l’écrit, qui le lit

Le cahier des charges fonctionnel relie deux acteurs. Le demandeur, maître d’ouvrage ou client, exprime son besoin et ses objectifs ; le prestataire ou fournisseur y répond par une offre et une solution. Entre les deux, le document fixe ce qui est attendu, le délai, le budget quand il est communiqué, et la façon dont le résultat sera évalué.

Dans une entreprise industrielle, le rédacteur est souvent un ingénieur méthodes ou travaux neufs, avec l’acheteur pour la partie contractuelle. Les principaux lecteurs sont les équipes techniques des fournisseurs consultés : écrivez pour quelqu’un qui ne connaît ni votre usine, ni vos habitudes, ni vos sigles.

Ce que disent les normes

La NF X50-151, publiée par l’AFNOR, a longtemps servi de modèle de plan pour les projets industriels et informatiques. Elle a été remplacée en 2013 par la NF EN 16271, norme européenne de management par la valeur qui couvre l’expression fonctionnelle du besoin et le cahier des charges fonctionnel. Le plan en trois parties reste la base enseignée et utilisée.

En commande publique, l’acheteur peut définir son besoin par des exigences de performance ou des exigences fonctionnelles plutôt que par des spécifications techniques : le cahier des charges fonctionnel y trouve un usage direct.